Jest to dokument, który określa wielkość zapotrzebowania na energię niezbędną do zaspokojenia potrzeb związanych z użytkowaniem budynku lub lokalu, czyli energii na potrzeby ogrzewania, przygotowania ciepłej wody, wentylacji i klimatyzacji, a w przypadku budynków użyteczności publicznej również oświetlenia. Dla potrzeb sporządzenia charakterystyki energetycznej budynków przemysłowych i magazynowych nie uwzględnia się ilości energii dostarczanej do tych budynków dla celów technologiczno-produkcyjnych. W świadectwie ocenia się wielkość zapotrzebowania na energię wynikającego z przeznaczenia i standardu budynku oraz jego systemów instalacyjnych, czyli na podstawie jego stałych, obiektywnych cech, a nie na podstawie pomiaru zużycia energii gdyż trudno poddać obiektywnej ocenie sposób użytkowania budynku przez jego użytkowników.

Obowiązek posiadania świadectwa charakterystyki energetycznej budynku, lokalu mieszkalnego lub części budynku stanowiącej samodzielną całość techniczno-użytkową wynika z prawa europejskiego. Zobowiązania państw członkowskich Unii Europejskiej zapisane w dyrektywie 2002/91/WE w sprawie charakterystyki energetycznej budynków zostały wprowadzone do polskiego prawa przez nowelizację ustawy Prawo budowlane. Celem wprowadzenia obowiązku sporządzania świadectw jest promowanie budownictwa efektywnego energetycznie i zwiększanie świadomości społecznej w zakresie możliwości uzyskania oszczędności energii w budownictwie. Dzięki informacjom zawartym w świadectwie właściciel, najemca lub użytkownik będzie mógł określić orientacyjne roczne zapotrzebowanie na energię, a tym samym koszt utrzymania związany z zapotrzebowaniem na energię.

Od 1 stycznia 2009 świadectwo charakterystyki energetycznej jest obowiązkowe dla wszystkich nowopowstałych nieruchomości oraz używanych wprowadzanych do obrotu (sprzedawanych lub wynajmowanych), a także dla budynku, gdy w wyniku przebudowy lub remontu uległa jego charakterystyka energetyczna. Świadectwo jest sporządzane na podstawie oceny energetycznej, polegającej na określeniu wielu różnych parametrów energetycznych (zintegrowanej charakterystyce energetycznej). Podstawą do sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej jest charakterystyka energetyczna budynku, określona w dokumentacji technicznej lub dla budynku istniejącego, jeśli brak jest dla niego dokumentacji technicznej – wyznaczana w wyniku inwentaryzacji techniczno-budowlanej.

Charakterystyka energetyczna jest to zbiór danych i wskaźników energetycznych budynku dotyczących obliczeniowego zapotrzebowania budynku na energię na cele centralnego ogrzewania, ciepłej wody, wentylacji i klimatyzacji, a w przypadku budynku użyteczności publicznej także oświetlenia.